Matrix® – Valutare le Risorse Umane

 

Matrix® costituisce un potente strumento di supporto per le aziende nell’attività di valutazione delle risorse umane, attraverso un software non residente, ma disponibile in rete. L’obiettivo dell’applicazione è di fornire una metodologia pratica per valutare razionalmente le Risorse Umane all’interno di un sistema sulla base di due caratteristiche fondamentali: una valutazione effettuata dal questionario (valutazione competenze attitudinali); una valutazione effettuata dall’azienda stessa (valutazione prestazioni). Tali metodi consentono di disporre di uno strumento obiettivo di analisi per misurare lo stato di vitalità dell’organizzazione, condizione indispensabile per garantirne la longevità. Come si vedrà nella trattazione del caso pratico, avvalendosi di questo software si potranno definire una serie di indicatori chiave da monitorare periodicamente, al fine di valutare anche il livello motivazionale presente in azienda, con l’obiettivo della soddisfazione del cliente interno e della condivisione dei valori aziendali. Come si è visto parlando dell’analisi a priori della risorsa da inserire, un corretto processo di selezione che consenta di valutare l’adeguatezza al “job profile”, è il primo passo per una corretta gestione sia della singola persona che dei gruppi di risorse, suggerendo anche il più appropriato piano di formazione che soddisfi i reali bisogni formativi. Un sistema di questo tipo, in definitiva, favorisce il miglioramento delle performance e del clima dell’organizzazione, ponendo le baso per lo sviluppo delle competenze distintive.

Il primo step è quello di inserire l’organigramma aziendale definendo le varie funzioni. Dalla maschera iniziale si esegue quindi il login, dopo il quale si arriverà alla schermata principale.

Il menu verticale o alternativamente quello orizzontale a cascata (a tendina), comprende 3 sezioni contenenti diversi comandi:

1. Visualizza
– Struttura Azienda
– Amministratori / Valutatori
– Organigramma Risorse
– Analisi & Valutazioni

2. Strumenti
– Ricerche
– Inserimento Risorse Esterne
– Log Accessi Adm
– Log Questionari

3. Configura
– Amministratori / Valutatori
– Questionario
– Profilo Ideale
– Scheda Valutazione

Andando in Struttura Azienda è possibile ricreare l’organigramma aziendale e, dalla radice dell’albero (ovvero il nome dell’azienda), aggiungere varie funzioni/incarico e nodi  che si collocheranno al di sotto nell’organigramma.

La fase successiva è quella di inserire le risorse all’interno del database e associarle alle funzioni che andranno a ricoprire. Si può allora andare su Organigramma Risorse, scegliere la funzione/incarico e selezionare l’inserimento di una nuova risorsa. In questo caso si sarà inserito e contemporaneamente associato alla mansione un “non attivo”, ossia una risorsa interna (dipendente), o un profilo già selezionato ma in attesa di collocazione.

Alternativamente si può cliccare l’inserimento di risorse esterne nella sezione Strumenti, procedendo poi alla compilazione dell’anagrafica della nuova risorsa come nel caso precedente. In questa maniera vengono inserite esterni, ossia risorse in reclutamento, quindi non dipendenti, ma inserite solo allo scopo di valutare l’adeguatezza al ruolo. Una volta ritenuta idonea la risorsa, la si può associare definitivamente al ruolo cliccando, in corrispondenza della funzione in questione, l’azione di associazione di esterni, sempre nel menù Organigramma Risorse.

Un altro passaggio molto delicato che avvicina alla fase di valutazione vera e propria, è quella di elaborare un “profilo ideale” desiderato per il ruolo su cui si vuole valutare una risorsa. È proprio in questa fase che il software in questione risulta innovativo e assolutamente distintivo rispetto a molti altri. La definizione del profilo ideale, infatti, viene creata individuando un sistema di “attese attitudinali”, di tipo più generico, e per questo motivo adattabili all’analisi di qualsiasi funzione.

Le attitudini, in altre parole, riassumono le competenze specifiche attese in un determinato contesto lavorativo e osservabili in comportamenti ripetitivi, stigmatizzati poi in differenti livelli di attitudini in modo bipolare, ossia all’interno di due dimensioni estreme. Le attitudini sono quindi variabili descrittive universali osservabili in qualsiasi attività lavorativa, come l’intraprendenza da contrapporre alla prudenza, la costanza alla flessibilità, l’accentramento alla delega, l’interventismo all’attendismo, l’egocentrismo all’altruismo, la focalizzazione agli obiettivi piuttosto che alle procedure, il coinvolgimento emotivo al distaccamento, la propensione al gruppo rispetto all’autonomia, la soggettività all’obiettività, etc.

L’output che si ottiene é il Profilo Ideale, o Profilo Atteso, ovvero una mappa delle attitudini associate alle competenze, che identifica un ruolo aziendale.

Definendo così il Profilo Ideale di un’area di business o di tutte le funzioni aziendali, si sarà in definitiva stabilito quali dovranno essere le “core competences”, ossia l’elemento peculiare di ogni azienda, costituito dal patrimonio di conoscenze, abilità, capacità, comportamenti e attitudini individuali e collettive che rappresentano gli asset intangibili.

Questo software consente così di evidenziare in modo facile il “capitale umano”, la vera potenzialità di un’azienda, focalizzando il management nellagestione delle risorse, laddove gli obiettivi aziendali sono rappresentati dai Profili Ideali. In altre parole, viene responsabilizzato il manager, il cui impegno dovrà puntare a supportare le risorse nel percorso di crescita utile per raggiungere od avvicinarsi a tale profilo.  Per inserire un Profilo Ideale si deve andare nella sezione Configura e selezionare la voce “Profilo Ideale”, dopo di che si apre un modulo contenente un elenco di Profili Ideali (se presenti), con la possibilità di scegliere se visualizzarlo, modificarlo, eliminarlo o  crearne uno nuovo.  Si configura quindi la caratteristica generale della risorsa fra 3 dimensioni prevalenti (riflessivo, istintivo o emotivo, vedasi rettangolino), gli orientamenti prevalenti (ai compiti, alle relazioni interpersonali, etc.). infine si stabiliscono le caratteristiche particolari settando quelle dimensioni bipolari di cui si è parlato prima.

Un sistema di questo tipo consente di costruire sul momento dei profili ideali adattabili a qualsiasi esigenza o contesto. Non sarebbe di grande utilità, infatti, avere dei profili ideali standard su cui confrontare la valutazione della risorse. In primo luogo perchè se ne dovrebbero costruire tanti quanti ne richiede la pratica manageriale, dovendo così creare un elenco potenzialmente infinito. In secondo luogo perchè, anche ammesso che i ruoli possibili siano in numero limitato, non è detto che abbiano uguali conformazioni in contesti aziendali o territoriali differenti. È possibile, ad esempio, che a un profilo ideale di un agente di vendita si richieda una attitudine comunicativa più informale in contesti latini (dove si è visto prevale l’aspetto relazionale ed emotivo) e più formale in contesti lavorativi anglosassoni. La fase successiva consiste nel configurare la “Scheda di Valutazione delle prestazioni”, nell’apposita sezione Configura. In questa parte si trovano delle “Aree Predefinite” utilizzate nel questionario, selezionabili o deselezionabili spuntando le check box sul lato destro. A queste si possono aggiungere delle “Aree Aziendali Aggiuntive” scelte dall’azienda. Sarà inoltre possibile, in un secondo momento, inserire nella scheda le proprie valutazioni della risorse presa in esame (in termini di competenza tecnica, modalità decisionale, adattabilità al cambiamento, etc.) , andando nella sezione Analisi & Valutazioni.

l’introduzione di un modulo in cui l’azienda effettua una valutazione periodica  del “saper fare” di un dipendente, oltre alla valutazione attitudinale che in automatico esegue il questionario del software, consente un duplice vantaggio. Innanzitutto permette di effettuare nel tempo un raffronto fra la valutazione delle competenze teoriche necessarie al ruolo e i comportamenti realmente messi in pratica, osservabili dalle prestazioni registrate dall’azienda, con la possibilità di creare uno storico monitorabile per confermare eventuali politiche formative, di incentivazione o di riprogettazione organizzativa. I due moduli, inoltre, sono un potente strumento di informazione e comunicazione verso l’esterno, che può essere utilizzato per dimostrare, laddove si scelga di sottoporsi a un procedimento di certificazione di qualità, l’aderenza alle nuove normative VISION 2000, che fra le altre cose impongono la predisposizione di politiche attive di selezione, formazione, valutazione e sviluppo delle risorse umane. La delicatezza di queste attività ha spinto lo sviluppatore del software a prevedere un ulteriore modulo (sempre nella sezione Configura) nel quale vengono definite le persone autorizzate ad utilizzare il sistema, distinguendole in Amministratore” che ha totale libertà di azione e “Valutatore”, che invece ha delle restrizioni, potendo operare solo dal loro livello a scendere nell’organigramma. Se ad esempio si autorizza come Valutatore il Direttore Commerciale, egli potrà operare solo ed esclusivamente sulla struttura che coordina direttamente, ma non avrà accesso né ai livelli superiori, nè ad altri livelli paralleli, come la Direzione Amministrativa, il Marketing etc.

La fase successiva consiste nel somministrare il Questionario alle risorse in esame. Sul menù Analisi & Valutazioni si dovrà generare il “codice di validazione” alla risorsa dell’organigramma che dovrà essere sottoposta a valutazione.  Nella sezione “Codici Attivazione” si ha inoltre la possibilità di scegliere se generare il codice solo per la risorsa (Singolo), o per la risorsa più il suo gruppo diretto (Singolo + Sottogruppo) oppure solo per il gruppo diretto (Sottogruppo). Confermando le scelte ciccando compariranno, nella tabella a fianco del nome di ogni risorsa, i relativi Codici di Attivazione., che potranno essere stampati o spediti (o entrambe le scelte) direttamente all’indirizzo di posta elettronica della risorsa.

Il Codice di Attivazione serve per far effettuare il Questionario alla risorsa che si dovrà collegare alla pagina iniziale,

cliccare su “Questionario” ed inserire il proprio Cognome ed il Codice di Attivazione nel campo apposito, confermando il quale potrà iniziare il Questionario stesso.

Questi sono i campi d’indagine del questionario che, come si è visto prima, possono essere inclusi tutte, alcuni o altri nuove:

L’ultima e più importante fase consiste nel visualizzare i risultati (Analisi) dei questionari effettuati. Partendo dalla sezione Analisi & Valutazioni, si entra nuovamente sull’organigramma, si sceglie la risorsa da analizzare cliccando con il pulsante destro del mouse, si apre una finestra contenente l’indicazione della Funzione / Incarico che ricopre, con la

 possibilità di scegliere se visualizzare una “Analisi Singolo”, sulla singola risorsa, o una “Analisi Gruppo”, ossia sul gruppo diretto della risorsa. Si visualizzeranno in queste schermate l’indicazione della funzione/incarico che la singola risorsa ricopre, o, nel caso dell’analisi di gruppo, la composizione del gruppo di appartenenza, con la possibilità di rientrare nella valutazione di un singolo componente.

In entrambi i casi, infine, vengono forniti alcuni report (se ne fornisce qualche esempio, ma si vedranno in dettaglio nel caso pratico), con differenti finalità.

– Dati Grezzi  (riporta i risultati delle singole attitudini)
– Profilo Sintetico  (valutazione sintetica)
– Profilo Analitico  (valutazione approfondita)
– Gestione  (suggerimenti su come gestione la risorsa)
– Comunicazione  (suggerimenti su come comunicare con la risorsa)
– Esigenze Formative  (evidenzia i bisogni formativi della risorsa)
– Omogeneità  (riporta la percentuale di coesione del gruppo, ovviamente solo nel caso di analisi di gruppo).

© Analisi dei processi di motivazione nella gestione delle risorse umane – Davide Barbagallo