L’ e-HR come soluzione ai fabbisogni informativi

Come si è detto l’adozione di un sistema di e-HR ha l’obiettivo di contribuire allo sviluppo del sistema organizzativo cercando di integrare l’area delle Risorse Umane con le altre componenti funzionali dell’azienda. Per e-Hr in altre parole si intende un modo di pensare l’organizzazione e la strategia aziendale che punta sull’utilizzazione delle nuove tecnologie per migliorare sia le finalità della funzione Risorse Umane, sia l’offerta dei servizi alla Risorse Umana.

Le motivazioni che portano ad una scelta di questo tipo, si riallacciano sostanzialmente alla necessità di dover far emergere dei dati richiesti da sempre più complessi processi decisionali in un contesto di internazionalizzazione, all’esigenza di maggior efficienza e velocità di comunicazione. In uno scenario di questo tipo, il successo delle organizzazioni è sempre più spesso legato alla capacità di far leva sul proprio patrimonio di conoscenze, ossia concentrandosi prevalentemente su attività “knowledge intensive”e fondando il proprio vantaggio competitivo sulle competenze delle proprie persone .

I dati, infatti, ancora prima di divenire informazioni, fanno parte del capitale intangibile di un’azienda, ovvero quella parte di capitale che non è visibile materialmente ma è ricca di valore intrinseco per le strategie di business che un’azienda decide di adottare. Compito di un sistema di ICT deve allora essere quello di rendere visibile tale capitale intangibile, fornendo ad esempio report e statistiche che i manager di linea possono usare nel prendere le decisioni che influiscono sulle persone e per motivarle al meglio.

Ciò consente alla funzione Risorse Umane di assumere un ruolo più strategico e di dimostrare l’impatto economico di ogni iniziativa, permettendo ai manager di linea di prendere decisioni più accurate e in tempi minori sulle persone, dal momento che si dispone di un set più approfondito di informazioni.

L’area delle Human Resources può in definitiva oltrepassare il confine della funzione amministrativa e diventare quella che guida il business verso il cambiamento, antincipandone le esigenze e assicurando all’organizzazione le risorse necessarie (sia in termini qualitativi che quantitativi) a realizzare le strategie aziendali.

Un migliore utilizzo della conoscenza presente in azienda deve necessariamente passare da un’attività di valorizzazione delle competenze delle persone, gestendone i percorsi di sviluppo e crescita professionale. I fabbisogni informativi che un sistema di e-HR deve coprire per soddisfare tali fini, possono spaziare fra diversi processi: selezione, formazione, sviluppo, gestione della performance, clima, competenze, retribuzioni, etc.  I sistemi di ICT, infatti, accrescono in primo luogo le possibilità di comunicazione interna, arricchendo le forme di “interattività on-line” con i dipendenti, perchè diffondono più rapidamente le informazioni via web mediante newsletter online.

Consentono, ad esempio, di realizzare bacheche informative su procedure, budget, ordini di acquisto, politiche aziendali, illustrazione di benefit, status della carriera, storia dell’azienda e elenco dei membri, o rispondere a quesiti riguardanti autorizzazioni, permessi, ferie, appuntamenti, note spese, piani di pensionamento. La possibilità di comunicare istantaneamente e globalmente permette di superare barriere spaziali e gerarchiche, offrendo alle singole risorse la possibilità (e in parte anche l’obbligo) di aggiornare continuamente le proprie conoscenze professionali.

Il management, attraverso un’azione concertata con la Funzione HR, può così favorire nuove formule di apprendimento e consulenza “a distanza” (e-learning, e-coaching), che consentono al dipendente di apprendere secondo le modalità di tempo e di spazio preferite, con il supporto di materiali aggiornati e di tutor. Come si vedrà nella trattazione del caso pratico, i sistemi di e-HR sono anche dei fondamentali strumenti elettronici per la valutazione della performance e della coerenza delle posizioni con le aspettative del management, consentendo tra l’altro di registrare delle auto-analisi dei “gap” di competenze (ad esempio tramite test). I percorsi di carriera, così, possono diventare più visibili e direzionabili da parte dei singoli dipendenti, resi autonomi nella gestione delle informazioni che li riguardano e più direttamente disegnabili dal management di linea, attraverso l’introduzione di intranet aziendali che li specificano e palesano tramite password individuali on line.

Un esempio emblematico è l’introduzione da parte delle maggiori multinazionali del “job posting on line”, con cui, tramite l’intranet aziendale, si consente di consultare personalmente le offerte di percorsi di carriera alternativi o in linea con il proprio potenziale di sviluppo, candidandosi direttamente alla persona di riferimento e superando meccanicistiche barriere gerachiche (ovviamente rimane l’obbligo del preavviso all’area di appartenenza). Questo significa conoscere e gestire i propri dipendenti come se fossero clienti, differenziando trattamenti e interventi su misura sulla base delle competenze al momento acquisite, dell’importanza del ruolo ricoperto, delle preferenze individuali e dei bisognifuturi dell’organizzazione.

Con i nuovi strumenti informatici i manager possono pertanto definire con i propri collaboratori gli obiettivi di apprendimento e verificare i progressi realizzati. Tale circostanza, come è ovvio, ha degli importantissimi riflessi sulle attività di reclutamento, di programmazione formativa del personale e sulla progettazione organizzativa, che assumono una connotazione sempre più personale e favoriscono un maggior senso di responsabilizzazione nel dipendente, generato così da un’autentica motivazione. Un sistema di e-HR, inoltre, facilita la creazione di una vera e propria banca dati, in cui possono essere archiviati dati grezzi o elaborati, come quelli per la gestione degli adempimenti (ad esempio quelli relativi all’assunzione), dati e proiezioni sul costo del personale (ad esempio dati su assenteismo, sul turnover), dati e informazioni sui piani retributivi, etc.

Si realizza così un patrimonio di conoscenze che fornisce indicazioni utili alla gestione per un monitoraggio continuo, liberando il management delle Risorse Umane da carichi operativi o ripetitivi (la parte puramente amministrativa) e consentendogli di dedicarsi ad attività maggiormente strategiche. I sistemi di e-HR rendono inoltre più facili e immediate le azioni correttive e di miglioramento, poiché consentono indagini di scenario, come le simulazioni di impatto sul costo del lavoro nell’ipotesi di cambiamenti organizzativi, la definizione ottimale della politica retributiva in base al tempo di ritorno dei differenti programmi di incentivi, e così via. Tuttavia affinché le opportunità offerte dalla tecnologia possano tradursi in vantaggi concreti, le politiche di innovazione e di investimento che un sistema di e-HR implica, non devono essere dettate solamente dalla ricerca di un ottimizzazione dei tempi e delle energie spese in attività caratterizzanti la gestione delle Risorse Umane, ma comportano anche una revisione complessiva  della sua organizzazione, dei suoi processi e delle sue finalità.

© Analisi dei processi di motivazione nella gestione delle risorse umane – Davide Barbagallo