InVision Software

InVision Software

La caratteristica di  InVision Software è che con i suoi moduli si possono gestire le risorse umane nel lungo termine al fine di pianificare, ad esempio, l’aumento o la riduzione di personale come pure la formazione e le ferie. Costituisce cioè un ottimo esempio di employee relationship management. Sulla base delle previsioni e dai dati inseriti in questo software, infatti, viene individuato il fabbisogno esatto di risorse: il software calcola il volume di lavoro futuro sulla base di dati storici e individua la quantità di risorse umane necessarie per determinati periodi in base ai valori di service level desiderati. Possono essere pianificate anche le giornate dedicate a meeting o corsi di addestramento con i dipendenti, calcolando anche il modo in cui l’evento che si desidera pianificare incide sulla copertura di personale per le singole attività. Con indagini di scenario del tipo “what-if”, consente poi di simulare possibili quantità di chiamate di personale altamente qualificato in situazioni di single skill, o  per la pianificazione di personale flessibile che può essere utilizzato in diversi modi per mansioni complesse in situazioni di multi skill.

Attraverso rappresentazioni grafiche si possono inoltre effettuare previsioni  riguardanti il volume di lavoro futuro sulla base di dati storici, individuazione di curve di distribuzione giornaliere tipiche, ad esempio per giorni di lavoro normali, individuazione di curve di andamento per periodi più lunghi o per eventi particolari (come festività, picchi di lavoro).

Questo strumento è quindi finalizzato all’ottimizzazione della pianificazione del lavoro, cosa che viene resa complicata dalla necessità di assegnare le attività agli operatori adatti, tenendo conto delle diverse qualifiche e dei diversi gradi di idoneità per raggiungere lo scopo di coprire al meglio il fabbisogno individuato per ogni attività. InVision Software, però, nell’attuare tale processo di pianificazione, consente in modo esatto (basandosi sui dati precedentemente inseriti a sistema) di osservare varie regole sull’orario di lavoro definito nei contratti, nel rispetto delle strutture organizzative dell’azienda e della disponibilità oraria dei dipendenti individuabile nelle richieste di turno e di assenza.

Tutto ciò può sembrare banale o scontato, ma l’impresa che decidesse di adottare e utilizzare un software di questo tipo farebbe sicuramente una coraggiosa “scelta di campo”, rompendo con il modo tradizionale di gestire la pianificazione del fabbisogno lavorativo, caratterizzato da noncuranza di orari, ruoli, richieste ed effettive competenze. Classicamente, infatti, la pianificazione delle risorse umane avviene utilizzando regole più o meno approssimative ed intuitive, se non sulla base di considerazioni del tutto personali e soggettive. Tale circostanza, oltre a portare a soluzioni spesso non praticabili, non potendo il manager eguagliare su grandi numeri le capacità di calcolo e computazione di una macchina (ad esempio nella predisposizione dei turni), denota l’applicazione di un concetto distorto di flessibilità che si traduce nella percezione di una diffusa inequità organizzativa, con evidenti influssi, come si è visto alla fine del primo capitolo, sulla motivazione e sulla produttività espresse sul lavoro. InVision Software elabora invece delle coperture ideali del fabbisogno lavorativo, consentendo ai dipendenti di fare richiesta dei turni desiderati, inserire richieste di assenza e visualizzare o stampare i propri piani di lavoro (con indicazione delle mansioni assegnate, dei turni, delle relative ore dovute e ferie spettanti o godute).

Su questi dati, visualizza il risultato delle operazioni automatiche di assegnazione dei turni, che possono essere stabiliti anche con sorteggio, oltre che modificati manualmente per temporanee esigenze, predisponendo anche delle rotazioni dei turni, con evidente ottimizzazione delle mansioni. In altre parole i turni necessari, creati con il modulo di pianificazione, vengono messi a disposizione dei dipendenti per un determinato periodo affinché questi ne facciano richiesta entro una deadline prestabilita. Dopo la scadenza della deadline verranno sorteggiati i turni per i quali hanno fatto richiesta un numero di dipendenti superiore a quello necessario,  vengono assegnati tra i dipendenti. Dopo quest’operazione vengono allocati fra i dipendenti, con metodo randomizzato, i turni non ancora coperti, vale a dire quelli per cui non sono state presentate abbastanza richieste. Infine, il software permette in tempo reale di raffrontare automaticamente i valori di fabbisogno ed i valori effettivi dell’andamento giornaliero o settimanale. In questo modo si chiude il circolo della pianificazione: vengono generate nuove curve di fabbisogno e allarmi per segnalare il superamento di valori soglia per e-mail, per SMS o tramite finestra di dialogo.

 

© Analisi dei processi di motivazione nella gestione delle risorse umane – Davide Barbagallo