H1 HRMS

H1 HRMS

Questo software, fra quelli presenti sul mercato, risulta essere sicuramente uno dei più completi, consentendo una moltitudine di attività, fra le quali lo storico del dipendente, la gestione delle competenze, la valutazione delle risorse aziendali, la registrazione degli obiettivi, la job description, i moduli di formazione, i piani temporali, le tavole di rimpiazzo e l’analisi delle sostituzioni. Intanto, per tutti i soggetti, suddivisi secondo i tipi di rapporti in corso con l’azienda, vengono memorizzati i dati personali, le competenze possedute, il ruolo in azienda, i ruoli potenziali, le competenze, gli attributi, i dati retributivi e contrattuali, lo storico generale, i corsi frequentati, le scadenze etc.

Tutto il sistema, poi, è basato sul modello stati-eventi. Gli stati corrispondono a posizioni o tappe in ambito aziendale; gli eventi corrispondono agli accadimenti a seguito dei quali si verificano i cambiamenti di stato. Tutti i passaggi da uno stato all’altro sono regolati e controllati. H1 HRMS, inoltre riporta le date e gli eventi che hanno riguardato il soggetto nel corso del rapporto con l’azienda. Questa sezione viene alimentata automaticamente dagli altri moduli del programma e consente quindi la conservazione e la visualizzazione aggiornata e completa degli eventi (spostamenti, cambio di ruolo, formazione, aumenti economici, promozioni etc.). oltre allo storico del dipendente all’interno dell’azienda, per ogni soggetto è presente un modulo curriculum composto fra l’altro da dati anagrafici, dati generali, accademici, corsi/stage, lingue, esperienze.

H1 HRMS consente di creare dei veri e propri mansionari per le varie posizioni, composti da una serie di competenze a cui viene assegnato un peso relativo. Ad ogni posizione all’interno dell’organigramma, poi, è possibile associare una “job description”, ossia un documento di word che specifica titolo e finalità di una posizione e ne descrive i contenuti (compiti e responsabilità). Si articola in quattro aree: Scopo della posizione, Contesto, Aree di responsabilità, Dimensioni. Infine, è possibile inserire, per ogni posizione dell’organigramma, gli obiettivi richiesti con data di scadenza e percentuale di importanza. Questo modulo, ha degli importantissimi risvolti motivazionali, poiché inserisce una logica di “Management by Objective”, consentendo di gestire la valutazione degli obiettivi e il loro raggiungimento. Vengono infatti monitorizzate, attraverso l’interazione diretta con il promemoria, le scadenze temporali e il raggiungimento degli obiettivi stessi.

Il sistema è dotato di un sofisticato modulo relativo alla valutazione del personale. Il parametro utilizzato è la valutazione dell’insieme delle competenze possedute dal singolo. H1 HRMS valuta le risorse aziendali mediante apposite griglie che permettono di associare ad ogni dipendente:

• • La valutazione della posizione che consente di raccogliere elementi al fine di attribuirne l’importanza all’interno dell’organizzazione.
  • La valutazione della prestazione che permette di riconoscere il contributo che l’individuo ha dato, nell’ambito della sua posizione, in un determinato arco di tempo.
  • La valutazione del potenziale che permette di prevedere il contributo fornibile da un dipendente in una posizione diversa da quella occupata attualmente.

L’analisi approfondita delle competenze possedute dal singolo e le loro proiezioni (temporali e qualitative) alimentano automaticamente i moduli dei piani di carriera e dell’analisi della sostituzione. Ogni singola competenza, come detto, viene quantificata con un numero e un peso. L’insieme delle competenze del singolo viene inoltre valutato in funzione della posizione ricoperta dallo stesso: eventuali difformità vengono evidenziate automaticamente dal sistema il quale provvede a segnalare la necessaria successiva formazione. Per quanto riguarda l’attività formativa, il software crea un elenco interattivo delle attività di formazione effettuate, in corso e future, compresi gli affiancamenti con le relative competenze acquisibili al termine. Per ogni attività vengono memorizzati e resi interattivi i dati relativi a ore, periodi, frequenza, costi analitici e complessivi. È possibile, inoltre la gestione del budget relativo alla formazione e imputazione dei costi a consuntivo,  attraverso un riepilogo analitico di ogni attività formativa.

Infine di estrema importanza risulta il modulo dedicato alle politiche retributive, che ha lo scopo di effettuare confronti in ambito economico tra i dipendenti, consentendo di valutare la fondatezza di premi ed aumenti.

È possibile inoltre un’adeguata programmazione del personale, attraverso report che permettono di aver sotto controllo una grande mole di dati, come il n° di posizioni in organigramma e quelle senza dipendenti, l’analisi delle richieste interne, vari indici come quello di turnover, l’analisi dei piani di carriera e dei fabbisogni fiuturi, etc. H1 HRMS consente così di effettuare ogni tipo di analisi. La tipologia di report è personalizzabile impostando qualsiasi genere di filtro o combinazioni di filtri. Il software offre la possibilità di filtrare ulteriormente i risultati della prima analisi o di lavorare su una estrazione specifica di essi. E ancora, l’utente può scegliere il tipo di stampa più efficace e rielaborare i risultati ottenuti attraverso dei grafici.

 

© Analisi dei processi di motivazione nella gestione delle risorse umane – Davide Barbagallo